مديريت پروژه و سيستمها

4-روشهاي تخمين مدت فعاليت
نویسنده : حسین رادمهر(عوض خواه ) - ساعت ٢:۱٩ ‎ب.ظ روز دوشنبه ۱٠ فروردین ،۱۳۸۳
 

زماني كه ا زCPM ، PERT ، نمودار گانت و يا هر ابزار ديگري  براي برنامه ريزي  و كنترل پروژه استفاده مي كنيد شايد به اين  موضوع فكر كرده ايد كه اين زمانها از كجا آمده اند؟ چه كسي اين زمانها را تخمين مي زند؟ چقدر اين زمانها واقعي هستند ؟ واحد زمانها چيست ؟ و خيلي سوالات ديگر ...

از اينجاست كه يك عرصه وسيع و مهم در مديريت پروژه با عنوان تخمين زمان فعاليتهاي پروژه مطرح مي‌شود.

قرارداد: در واقع مدت فعاليت (Duration) با زمان  فعاليت (Time) متفاوت است. همانطور كه در مطالب گذشته اشاره شد. ممكن است مدت فعاليت 20 ساعت باشد ولي زمان يا بازه تقويمي كه اشغال مي كند 48 ساعت به طول بينجامد. پس از اين پس توجه داشته باشيد كه مفهوم زمان را با مدت فعاليت تميز دهيد.

 

سوال اين است كه مدت كار يا فعاليتي كه هنوز انجام نشده است چگونه تخمين زده شود تا با در صد اطمينان بالا نزديك به مدت واقعي فعاليت باشد. در ادامه به چند روش براي تخمين مدت اشاره مي كنيم:

1- تخمين مدت از روي تجربه و استفاده از كارشناسان مربوطه يا بهره گيري از مستندات پروژه هاي قبلي:

معمولترين روشي كه در پروژه ها براي تخمين زمانها استفاده مي‌شود تخمين مدت از روي حدس و گمان بر حسب تجربه يا استفاده از مستندات پروژه هاي قبلي مي‌باشد. احساس مي‌شو د كارشناسان و مديران به دليل كم اهميت جلوه دادن برنامه ريزي پروژه دقت و حساسيت زيادي را در تخمين زمانها به خرج نمي‌دهند و اين يكي از گره ها و مشكلات برنامه ريزان پروژه مي‌باشد.

2- تخمين مدت با استفاده از روشهاي زمانسنجي :

در بعضي موارد امكان دارد با استفاده از روشهاي زمانسنجي مدت فعاليتها را تخمين بزنيم. البته اين روش بيشتر در كارهاي صنعتي و داراي مدتهاي نسبتا كم كاربرد دارد. از روشهاي معمول در زمانسنجي مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

  • روش زمانسنجي با كرنومتر:‌ در اين روش سعي مي شود با اندازه گيري زمانهاي طبيعي و محاسبه زمانهاي نرمال و استاندارد و زمانهاي بيكاري و ضريب عملكرد مدت فعاليتهاي مشابه تخمين زده شود.
  • زمانسنجي با روش MOST  : اين روش كه به تكنيك توالي عمليات مينارد معروف است، سعي مي‌كند با پيش بيني عمليات به صورت تفكيك شده و ريز در حد صدم ثانيه مدت يك فعاليت را تخمين بزند. استانداردهاي اين تكنيك در جدولي به همين نام موجود است . ( جهت اطلاعات بيشتر به كتاب زمانسنجي دكتر مرعشي مراجعه كنيد.)
  • زمانسنجي با روش MTM :‌اين روش نيز از منطق روش MOST پيروي مي كند.

 

3- تخمين مدت با استفاده از روش آناليز PERT :

  اين روش ريشه در روشهاي آماري داشته و براساس منحني نرمال سعي مي كند ميانگيني ازمدتهاي فعاليت را بر اساس سه زمان خوشبينانه (To) – محتمل(Tm)  و بدبينانه ( Tp) ارايه دهد . در نهايت زمان موثر يا زمان متوسط از روي فرمول زير بدست مي آيد :

Te=( To+4Tm+Tp)/6

همانطور كه ملاحظه مي كنيد ضريب زمان محتمل يا زماني كه بيشترين فراواني را داشته است از همه بيشتر و عدد چهار را به خود اختصاص داده است. مخرج كسر يا مجموع ضريب زمانها در صورت ، هميشه بايد برابر 6 باشد. اين سوال بجاست كه خود زمانهاي سه گانه از كجا مي آيند؟

جواب : چون بر اساس تخمين آماري عمل مي شود فرض كنيد فعاليتي 20 بار تكرار  شده  و هيستوگرام  زمانهاي بدست آمده تشكيل يك منحني نرمال داده اند در اين صورت زماني كه كمترين مقدار را دارد زمان To و زماني كه بيشترين فراواني را دارد Tm  و زماني كه بيشرين مقدار را دارد زمان Tp خواهد بود. البته تخمين هاي فوق را مي توان با اطمينان 100% يا 95 % درصد انجام داد كه بحث مفصل آن را مي‌توانيد در كتاب برنامه ريزي و كنترل پروژه  آقاي شير محمدي مطالعه كنيد.

 

4- تخمين مدت با استفاده از منطق فازي :

روشي جديد براي تخمين زمان است كه در آينده مفصلا راجع به آن بحث خواهيم كرد.

5-  تخمين مدت با استفاده از استانداردهاي موجود.

در بعضي از سازمانها مانند پتروشيمي و نفت و گروههاي ديگر مانند ساختمان در ايران براي يكي شدن تخمين ها استانداردهايي را همراه با تبصره هايي براي  ضريب مقادير در نواحي و موقعيت هاي مختلف در نظر گرفته اند. كه با مراجعه به اين مستندات زمان فعاليتها با لحاظ تغييرات جزئي تخمين زده مي‌شود.

 

6- به كارگيري آناليز ريسك درتخمين مدتها:

 در بعضي مواقع كه ريسكهايي پروژه را تهديد مي كند چه ريسك مثبت و چه ريسك منفي، طبيعي است كه اولين فاكتوري كه تحت تاثير قرار خواهد گرفت مدت و زمان فعاليت ها و پروژه مي‌باشد. لذا روشهايي تدوين شده كه بعد از تخمين اوليه زمان ميزان تاثير ريسك مورد نظر در زمان فعاليتها مورد بررسي قرار گيرد. در اين روشها مواردي چون احتمال وقوع ريسك ، درصد تاثير ريسك بر فعاليت مورد نظر ، ميزان  بروز تاخير بر  روي فعاليتها در اثر ريسك و .... محاسبه شده و زمانها اصلاح خواهند شد.

 

7- تخمين مدت  برمبناي كار و تخمين برمبناي زمان :

 جداي از روشهاي تخمين مدت ممكن است شما تخمين مدت را بر اساس ميزان كار انجام دهيد يا بر اساس زمان . يعني ممكن است براي يك فعاليت زماني معادل 3 نفر روز يا 3 نفر ساعت و ... در نظر بگيريد و يا به صورت 3روز يا سه ساعت . يكي از تفاوتهاي دو روش فوق اين است كه در روش اول در صورتي كه 3 نفر بر روي فعاليت كار انجام دهند فعالييت يك روزه انجام ميشود و لي در فعاليت دوم اين قاعده حتما برقرار نيست يعني با اضافه شدن منابع ممكن است طول زماني فعاليت ثابت بماند . لذا در تخمين زمانها به اين نكته توجه داشته باشيد كه مدت شما مقدار كار است يا به صورت دوره زماني است. درنرم افزارها براي اين موضوع تمهيدات خوبي در نظر گرفته شده است.

 

8- استفاده از روشهايي نظير منحني يادگيري :

در موارد خاص ممكن است اين روش به ما در تخمين مدت فعاليتهاي تكراري كمك كند .اين روش بر اين اصل استوار است كه در صورتي كه كاري به طور مداوم تكرار شود و ادامه يابد مدت كار كه توسط شخص انجام مي شود به دليل تسلط و كسب مهارت مداوم كاهش مي يابد. لذا مي توان با محاسبه زمان اولين تكرار و با استفاده از فرمول مدت فعاليت  nام را محاسبه كرد.